مقدمه

استاندارد BABOK (مخفف: Business Analysis Body of Knowledge) به معنای تحلیل مجموعه دانش کسب و کار، استانداردی است که توسط شرکت (IIBA (International Institute of Business Analysis به‌منظور کمک به مدیران سازمان در شناسایی مشکل، شناسایی راه‌حلها و انتخاب راه‌حل مناسب با استفاده از انواع تکنیک‌ها تهیه و عرضه شده است. هدف این مدل ایجاد درک مشترکی از وضعیت سازمان برای همه گروه‌های ذینفع است. مستند حاضر، به‌منظور معرفی چارچوب استاندارد BABOK گردآوری شده است و به بیان مطالب زیر می‌پردازد :

  • نقش تحلیلگر (BA: Business Analyst) در سازمان؛
  • شایستگی‌های ضروری در تحلیلگر سازمان؛
  • تکنیک‌هایی مورد استفاده؛
  • و حوزه‌های دانش.

استاندارد BABOK – تعریف و ضرورت تحلیل کسب و کار

آگاهی از استاندارد BABOK برای تحلیل کسب و کار مجموعه‌ای از وظایف و تکنیک‌هاست که به‌منظور ایجاد ارتباط بین گروه‌های مختلف ذینفع در سازمان، با هدف ایجاد درک درستی از ساختار، سیاست‌ها و فعالیت‌های سازمان و نیز ارائه راه‌حل هایی جهت دستیابی به اهداف سازمان است. تحلیل کسب و کار به‌منظور درک جایگاه فعلی سازمان به عنوان مبنایی برای شناسایی نیازهای تجاری آن اهمیت دارد. با این‌حال در بسیاری از موارد ابزاری است که در تعریف و تایید اعتبار راه‌حل های ممکن برای دستیابی به اهداف و رفع نیازهای سازمان به‌کار می‌رود.

تضمین سرمایه‌گذاری صورت گرفته در انتخاب یک راه‌حل و رفع نیازهای یک کسب و کار، نیازمند ایجاد درک مشترکی از  فعالیت‌های سازمان، فلسفه وجودی آن، اهداف و چگونگی دستیابی به آن، تغییرات لازم به‌منظور دسترسی سریعتر به اهداف سازمان، بین گروه‌های مختلف ذینفع است و تمام این فعالیت‌ها، ارزشی است که توسط تحلیل یک کسب و کار خلق می‌شود.

استاندارد BABOK – نقش تحلیلگر سازمان

استاندارد BABOK  بیان می‌کند که تحلیلگر کسب و کار، مسئول تجزیه و تحلیل و کنار هم گذاشتن اطلاعات تولید شده توسط تعداد زیادی از افرادی است که با کسب و کار مربوطه در تعامل هستند، از جمله : مشتریان، کارکنان، متخصصان IT و مدیران اجرایی. تحلیلگر کسب و کار مسئول استخراج و شناسایی نیازهای واقعی گروه‌های ذینفع ( نه فقط خواسته‌های مطرح شده توسط آنها) می‌باشد. در بسیاری از موارد فعالیت های یک تحلیلگر کسب و کار، تسهیل روابط بین واحدهای سازمانی است. به‌طور مشخص نقش تحلیلگر سازمان به دلیل تعیین نیازهای واحدهای سازمان با استفاده از قابلیت‌های IT و ایفای تقش “مترجم” بین این گروه‌ها، نقشی محوری است.

با توجه به چارچوبی که استاندارد BABOK ارائه می‌دهد، تحلیلگر سازمان، می‌تواند هر فردی با هر عنوان و نقش سازمانی باشد. متخصصین تحلیل کسب و کار نه تنها شامل افرادی با عنوان سازمانی تحلیلگر کسب و کار هستند، بلکه ممکن است در برگیرنده مجموعه افراد دیگر سازمان نیز (مانند تحلیلگران فرآیند، مهندسان، مدیران تولید، مشاوران سازمان، مدیران کنترل پروژه، مدیران کنترل کیفیت و غیره) باشد. وظیفه این افراد در محدوده ارائه راه‌حل (و نه اجرای آن) باقی می‌ماند. تصویر ۱ سایر گروه‌هایی را که در فرآیند تحلیل کسب و کار درگیرند، نشان می‌دهد.

استاندارد BABOK : نقش تحلیلگر سازمان

تصویر ۱ : گروه‌های ذینفع درگیر در فرآیند تحلیل کسب و کار

استاندارد BABOK – حوزه‌های دانش (Knowledge areas)

در استاندارد BABOK، حوزه‌های دانش در برگیرنده هرآن دانشی است که یک متخصص تحلیل کسب وکار می‌بایست بداند و قادر به اجرای آن باشد. با توجه به شرایط، توالی انجام این وظایف ممکن است تغییر کند. به عنوان یک قاعده کلی، می‌توان چنین بیان کرد که تحلیل کسب و کار با هر کدام از وظایف تصویر ۲ (مدل استاندارد BABOK نسخه ۲) می‌تواند آغاز شود، اما معمولا کاندیداهای آغاز فرآیند تحلیل کسب و کار، فعالیت‌های مربوط به شناسایی نیاز کسب و کار و ارزیابی عملکرد منابع است. حوزه‌های دانش لزوما فازهای مختلف یک پروژه را نشان نمی‌دهد بلکه نقشه‌ای است که فعالیتهای گوناگون از تحلیل سازمان گرفته تا فعالیتهای ارزیابی و تایید اعتبار راه‌حل را نشان می‌دهد. توجه به این مطلب حائز اهمیت است که مدل استاندارد BABOK صرفا راهنما و چارچوبی برای ایجاد درک مشترکی از تعریف مسئله و تعیین راه‌حل بین گروه‌های مختلف سازمان است و نباید با مدل عملیاتی تحلیل کسب و کار اشتباه گرفته شود.

استاندارد BABOK : حوزه‌های دانش

تصویر ۲ : ارتباط بین حوزه‌های دانش در استاندارد BABOK –  مجموعه وظایف، دانش و تکنیک‌های لازم
به‌منظور تعریف نیاز کسب و کار و تعیین راه‌حل هایی برای رفع آن

در ادامه به توضیح هر یک از حوزه‌های دانش در استاندارد BABOK پرداخته شده است.

استاندارد BABOK – حوزه‌ی برنامه‌ریزی و نظارت بر تحلیل کسب و کار (Business Analysis Planning and Monitoring)

در چارچوب استاندارد BABOK، برنامه‌ریزی و نظارت، یکی از حوزه‌های کسب و کار است که مرتبط با موضوعاتی از قبیل شناسایی فعالیت‌های ضروری است. این فعالیت‌ها شامل شناسایی گروه‌های ذینفع، انتخاب تکنیک‌های تحلیلی، فرآیند متناسب با مدیریت منابع، و چگونگی ارزیابی روند کار می‌باشد. وظایف این حوزه اجرای تمام وظایف مربوط به سایر وظایف تحلیل کسب و کار را کنترل می‌کند. به بیان دیگر هدف این حوزه، تعیین وظایف و گروه‌های ذینفع است. تحلیلگر در این حوزه به دنبال پاسخ به این سوال است که : “چه کاری لازم است انجام شود؟”. پاسخ به این سوال افراد و گروه‌هایی را که لازم است درگیر فرآیند شوند، وظایفی که باید انجام شود، پروسه نظارت، و نیز هماهنگی با سایر بخشها را مشخص می‌کند.

استاندارد BABOK : حوزه برنامه‌ریزی و نظارت بر تحلیل کسب و کارتصویر ۳ : استاندارد BABOK – الزامات، وظایف و خروجی حوزه برنامه‌ریزی و نظارت بر تحلیل کسب و کار

مهم‌ترین اقدام در این حوزه از دیدگاه استاندارد BABOK، تعیین رویکرد برنامه تحلیل کسب و کار است. منظور از تعیین رویکرد، توصیف موارد زیر است:

  • ارائه برنامه کلی فرآیند تحلیل کسب و کار،
  • چارچوب زمانی،
  • چگونگی اجرای وظایف، و
  • تکنیک‌های مورد استفاده و نتایج مورد انتظار.

استاندارد BABOK – حوزه‌ی شناسایی نیاز (Elicitation)

در چارچوب استاندارد BABOK، حوزه شناسایی نیاز توصیف کننده این مطلب است که تحلیلگر به‌منظور شناسایی و درک نیاز گروه‌های ذینفع و محیط کار، چگونه با این گروه‌ها تعامل می‌کند. هدف این حوزه از فعالیت‌ها ضمانت این مطلب است که نیازهای واقعی و اساسی ذینفعان، و نه نیازهایی که صرفا ابراز کرده و سطحی هستند، به درستی تشخیص داده شده است. شناسایی صحیح نیاز از طریق استخراج اطلاعات از “فرم‌ درخواست” گروه‌های مختلف سازمان صورت می‌گیرد.

همانطور که در تصویر ۴ دیده می‌شود، استاندارد BABOK بیان می‌کند که این حوزه از دانش، شامل مراحل زیر است :

  • آمادگی برای شناسایی نیاز : هدف تهیه جدولی با جزئیات تعریف و تاریخ فعالیت‌های مربوط به حوزه شناسایی نیاز است.
  • هدایت فعالیت‌های مربوط به شناسایی نیاز: هدف از این فعالیت‌ها استخراج اطلاعات مرتبط با نیاز گروه‌های ذینفع است.
  • فعالیت‌های مرتبط با شناسایی نیاز شامل که شامل یکی از فعالیت‌های روبرو است : برگزاری طوفان فکری، مصاحبه، مشاهده، تهیه نمونه اولیه، برگزاری کارگروه‌های آموزشی، تجزیه و تحلیل مستندات، توزیع پرسشنامه.
  • ثبت نتایج حاصل
  • تایید نتایج به‌دست آمده (برخی روشها امکان ارزیابی نطابق خروجی تحلیل با نیاز گروه‌های ذینفع در اختیار تحلیلگر قرار می‌دهند).

استاندارد BABOK : الزامات، وظایف و خروجی حوزه شناسایی نیازتصویر ۳ : استاندارد BABOK – الزامات، وظایف و خروجی حوزه شناسایی نیاز

استاندارد BABOK – حوزه‌ی ارزیابی و اعتبارسنجی راه‌حل ها

در چارچوب استاندارد BABOK، ارزیابی و تایید اعتبار راه‌حل ها به این معناست که تحلیگران می‌بایست راه‌حل های پیشنهادی را به‌منظور انتخاب بهترین و مناسب‌ترین راه‌حل برای رفع نیازها، خلاها و کمبودهای کسب و کار ارزیابی کنند. همچنین سازمان مورد نظر می‌تواند به‌منظور ارزیابی اثربخشی عملکرد راه‌حل های منتخب را از اینکه تحلیلگران چگونه راه‌حل های ممکن را در جهت ارضا هدف مورد نظر ارزیابی می‌کنند.

به عبارت دیگر استاندارد BABOK می‌گوید هدف این حوزه تضمین بهترین راه‌حل انتخاب شده است و تحلیلگر به‌دنبال پاسخ به این سوال است که : آیا راه‌حل انتخاب شده کارایی مورد نظر را در نیل به هدف مورد نظر دارد؟ ارزش این حوزه از دانش در بررسی و انتخاب بین گزینه‌های موجود و ارزیابی گزینه‌هاست.

این حوزه مطابق استاندارد BABOK شامل وظایف زیر است :

  • ارزیابی راه‌حل پیشنهادی ( انتخاب یک یا ترکیبی از بهترین راه‌حل ها )
  • تخصیص منابع ( تخصیص منابع به راه‌حل های موجود به‌منظور حداکثر کردن منافع و حداقل کردن هزینه‌ها)
  • ارزیابی آمادگی سازمان ( ارزیابی آمادگی سازمان در بهره برداری از منافع حاصل از راه‌حل انتخابی )
  • تعیین منابع مربوط به دوره گذار ( در نظر داشتن منابع لازم برای پیاده سازی همزمان راه‌حل جدید و قدیمی در دوره گذار به جایگزین شدن راه‌حل جدید )
  • اعتبارسنجی راه‌حل ( حصول اطمینان از رفع نیاز همه گروه‌های ذینفع به واسطه راه‌حل مورد نظر )
  • ارزیابی عملکرد راه‌حل ( پایش عملکرد راه‌حل و بازخور )

استاندارد BABOK : الزامات، وظایف و خروجی حوزه ارزیابی و اعتبارسنجی راه‌حل ها

تصویر ۶ :استاندارد BABOK – الزامات، وظایف و خروجی حوزه ارزیابی و اعتبارسنجی راه‌حل ها

در مقاله‌ی آینده با قسمت دوم استاندارد BABOK : راهنمای تحلیل کسب و کار با ما همراه باشید.

نوشته خوبی بود؟ با دوستانتان به اشتراک بگذارید