خب پس شما به پست مدیریت رسیده‌اید، شاید هم کارآفرین شده‎اید. تبریک می‌گویم! یا شاید هم مسئولیت تشکیل یک تیمِ کاری به شما سپرده شده. در هر حال احتمالا با یک چالشِ حسابی در مدیریت تیم روبه رو شده‌اید! اما چگونه تیم سازی و یک تیم را مدیریت کنیم ؟

چگونه تیم سازی و یک تیم را مدیریت کنیم

در مقاله اول به ضرورت تقسیم وظایف و انگیزش اعضای تیم، به عنوان دو مهارت لازم برای مدیرت تیم اشاره کردیم. علاقه مندان می‌توانند برای مطالعه اطلاعات کاملتر به این لینک مراجعه کنند. مدیریت تیم: مهارت‌های اصلی که برای مدیریت یک تیم به آنها نیاز دارید (قسمت اول)
در مقاله دوم به مهارت‌های تیم سازی و مدیریت ارتباط با اعضای داخالی و خارجی تیم پرداختیم. علاقه مندان می‌توانند برای مطالعه اطلاعات کاملتر به این لینک مراجعه کنند. مدیریت تیم: مهارت‌های اصلی که برای مدیریت یک تیم به آنها نیاز دارید (قسمت دوم)

اکنون به ادامه مهارت‌های لازم برای تیم سازی و مدیریت تیم می‌پردازیم:

مدیریت موارد انضباطی

هرچند که امیدوارم هرگز مجبور به چنین کاری نباشید، اما در سابقه کاری تمام مدیران زمانی می‌رسد که مجبورند یکی از کارکنان را تنبیه کنند. تنبیه کردن در تیم سازی و مدیریت تیم، تفاوت زیرکانه‌ای با بازخور دادن دارد، چرا که لزوما مربوط به حیطه وظایف کارمند نمی‌شود. مثلا برخورد با حفظ زمانبندی یا اخلاق فردی کارمند، ممکن نیازمند اتخاذ رویکرد دیگری باشد.

در تیم سازی و مدیریت تیم ، مواردی که مستقیما در قوانین یا خط مشی شرکت آمده باشد، به راحتی قابل پیگیری و برخورد است. اما درباره سایر وضعیت ها چطور؟ از یک طرف شما نمی‌خواهید شان خودتان را پایین بیاورید. از طرف دیگر نباید کارهایی را که لازم است با آنها برخورد شود، نادیده بگیرید.

در تیم سازی و مدیریت تیم ، این دسته از اصول تجربی را همیشه به خاطر بسپارید. با توجه به این اصول می‌توانید تشخیص دهید که آیا لازم است در شرایط مورد نظر، واکنش نشان دهید یا خیر. اگر جواب شما به هر یک از سوالات زیر “بله” بود، آن وقت لازم است زمانی برای پیگیری اختصاص دهید و به طور خصوصی با کارمند خاطی صحبت کنید.

  1. آیا این موضوع بر کیفیت خروجی کار و رابطه کارمند با مشتریان (داخلی یا خارجی) تاثیر می‌گذارد؟ فرض کنید یک یک طراح گرافیک هر روز صبح دیر به محل کار می‌رسد، با این وجود، هر روز هم دیروقت از محل کار به منزل برمی‌گردد تا کارها را تمام کند. مشتریان گاهی از اینکه نمی‌توانند در ابتدای روز به او دسترسی داشته باشند، به خصوص زمانی که روی پروژه‌های ضروری کار می‌کند، خسته می‌شوند.
  2. آیا این موضوع بر انسجام تیم تاثیر منفی می‌گذارد؟ طراحان معمولا تمایل دارند که روی پروژه‌های فردی کار کنند. بنابراین لازم نیست در جلسات متعددی که بین اعضای تیم گرافیک برگزار می‌شود، حضور داشته باشند. این مسئله به انسجام تیم گرافیک ضربه‌ای نمی‌زند. با اینحال دیگران وقت نشناسی او را می‌بینند، و در پایبندی به وقت شناسی و زمانبندی کارهای خود دچار کاستی می‌شوند.
  3. آیا این موضوع لزوما از تمایل افراد برای کار کردن با تیم کم می‌کند؟ این طراح از اینکه یکی از اعضای تیم دیر کرده، و می‌بایست قبل از اینکه او به دفتر برسد کاری را انجام می‌داده، و نتوانسته به مشتریان جوابی قطعی از زمان رسیدن طراح به شرکت بدهد، ناراحت است.

در چنین شرایطی، مدیر تیم طراحی باید با کسی که دیر آمده به صورت خصوصی صحبت کند، چرا که تاخیر او، کار همکارش را تحت تاثیر قرار داده است. آنها توافق می‌کنند که دیر آمدن به محل کار مشکلی ندارد (مسیر طراح طولانی است، و همواره در ترافیک گیر می‌افتد) اما او قول می‌دهد که هر روز صبح ساعت ۹٫۳۰ در دفتر حضور داشته باشد تا تعداد تلفن‌هایی که به همکارش زده می‌شود کاهش پیدا کند و همچنین ساعتی قطعی برای ورود او به محل کار باشد. او تا دیر وقت کار می‌کند و بخشی از وظایفی را که همکارش دوست ندارد، در ازای اینکه او مجبور می‌شود تلفن های صبح را به جای طراح پاسخ دهد، به عهده می‌گیرد.

زمانیکه با یک مسئله ی انضباطی مواجه می‌شوید، مدتی را به جمع آوری اطلاعات درباره وضعیت اختصاص دهید. درباره اینکه چه واکنشی باید داشته باشید تصمیم بگیرید، و انجامش دهید. موارد انضباطی به ندرت خود به خود حل می‌شوند، و معمولا اگر اقدامی نکیند بدتر می‌شوند. اغلب این موارد اگر به درستی مدیریت نشوند، باعث ایجاد احساس انزجار بین اعضای تیم می‌شود.

از این اشتباهات اجتناب کنید

مدیران تازه کار معمولا دچار اشتباهات رایجی می‌شوند. توجه کنید تا در تیم سازی و مدیریت تیم ، در دام این اشتباهات نیافتید.

اشتباهات رایج:

  • اینکه گمان کنید می‌توانید به دانش و مهارت های فنی که از شغلتان، به عنوان یک مدیر دارید اتکا کنید. این نکته اهمیتی ضروری دارد که برای بهبود مهارت های مدیریتی خود و مهارت های شغلی دیگران وقت بگذارید. این مسئله حتی از ارتقا توانمندی های فنی تان نیز مهم تر است!
  • بی‌توجهی نسبت به مشورت مداوم با رئیس تان، با این هدف که بخواهید نشان دهید که به تنهایی می‌توانید از پس انجام کارها بربیایید.
  • مواجه شدن با رئیس تان در حالیکه عمیقا درباره مسئله فکر نکرده‌اید، و راهکارهای آن را از جوانب مختلف بررسی نکرده باشید.
  • معذب یا غافلگیر کردن رئیس تان.
  • انجام دادن هر کاری که نیاز به دفاع کردن رئیس تان از شما در مقابل دیگران داشته باشد. این کار ممکن است باعث شود که رئیس تان “وجهه” خود را در مقابل همکاران و مافوقش از دست بدهد، و چنین به نظر برسد که بر تیم اش کنترلی ندارد.
  • صحبت نکردن با مشتریان (داخلی یا خارجی) درباره خواسته هایشان از شما و تیم تان.
  • سواستفاده از قدرت – اطمینان حاصل کنید که تمام خواسته های شما از افراد در راستای اهداف سازمان باشد.

بسیاری از این نکات به نظر بدیهی می‌آیند، با اینحال زمانیکه در کارهای روزمره مدیریتی غرق می‌شوید، مرتکب شدن آنها بسیار ساده است.

جیسون فرید (Jason Fried) در سخنرانی TED پربازدید خود با عنوان “چرا در محیط کار، کار انجام نمی‌شود” تئوری رادیکال خود را در باره کار کردن بیان می‌کند. او معتقد است که دفتر کار محیط مناسبی برای انجام کار نیست. او دو علت را برای این معضل شناسایی کرده و آنها M&Ms می‌نامد، و سپس سه راهکار برای کارآمد شدن محیط کار ارائه می‌کند. تماشای این سخنرانی محبوب را به علاقه مندان در راهبرد در تیم سازی و مدیریت تیم پیشنهاد می‌کنم.

نکات کلیدی

زمانیکه از سمت کارشناسی به پست مدیریت می‌رسید، یا تصمیم می‌گیرید برای خوتان کسب و کار جدیدی راه اندازی کنید، نیاز دارید مجموعه‌ای از مهارت‌های جدید را یاد بگیرید، و از ابزارها و تکنیک های جدیدی استفاده کنید. این مجموعه از مهارت ها به شما کمک می‌کنند که از عهده فعالیتهای کلیدی مدیریت – یعنی سازماندهی، انگیزش، بهبود عملکرد کارکنان، و ارتباطات – در تیم کاری تان بربیایید.

مهمتر از همه اینست که تقسیم اثربخش وظایف را می‌آموزید. علاوه بر این انگیزش افراد، بهبود عملکرد اعضای تیم، ارتباطات اثربخش با افراد داخل و خارج تیم، و مدیریت موارد انضباطی را یاد می‌گیرید.

همچنین می‌توانید از اینکه به دام اشتباهات رایجِ مدیران تازه کار نمی‌افتید، اطمینان حاصل کنید!

نوشته خوبی بود؟ با دوستانتان به اشتراک بگذارید