تیم سازی: چگونه یک تیم را مدیریت کنیم
شیما مسائلی
۲۸ مرداد ۱۳۹۶
شیما مسائلی

شیما مسائلی

نزدیک به ۱٫۵ ساله در بلاگِ مدیر نوشته‌های کارآفرینی و مدیریت منتشر می‌کنم. ترجمه کتاب اولم تموم شده و در مهرماه با عنوان "فروشگاهی برای همه چیز: جف بزوس و عصر آمازون" رونمایی میشه. در خبرنامه عضو بشید تا از منتشر شدن کتاب خبردار بشید.

آرشیو نوشته‌ها

کتاب فروشگاهی برای همه چیز: جف بزوس و عصر آمازون

روزشمار انتشار کتاب

روز
ساعت
تیم سازی: چگونه یک تیم را مدیریت کنیم
مقدمه: خب پس شما به پست مدیریت رسیده‌اید، شاید هم کارآفرین شده‎اید. تبریک می‌گویم! یا شاید هم مسئولیت تشکیل یک تیمِ کاری به شما سپرده شده. در هر حال احتمالا با یک چالشِ حسابی در مدیریت تیم روبه رو شده‌اید! اما چگونه یک تیم را مدیریت کنیم ؟

مهارت‌های تیم‌سازی و مدیریت تیم

به منظور ارائه راهکارها، تکنیک ها و ابزارهایی برای آموزش مهارت مدیریت تیم، در این مقاله به تعدادی از نکات کلیدی نگاهی انداخته که اگر قرار باشد یک تیم کاری پیشرفت کند و به موفقیت برسد، لازم است مدیر تیم به آنها عمل کند. این مجموعه، نکاتی از انتخاب درست اعضا و تقسیم وظایف گرفته، تا نحوه ارتباط با اعضا، بهبود عملکرد و انگیزش آنها را در برمی‌گیرد. همچنین بعضی از اشتباهات رایج مدیران تازه کار را که باید از آنها در مدیریت تیم اجتناب کنید پوشش می‌دهد. در این میان از سخنرانی های تد برای تشریح نکات کلیدی استفاده شده است.

فرق مدیریت با رهبری

قبل از شروع بد نیست چند تعریفِ مهم ارائه کنیم. دقیقا مدیریت چیست؟ و مدیریت چه تفاوتی با رهبری دارد؟

بهترین شروع برای چنین بحثی، سخن وارن جی بنیس (Warren G Bennis) است که می‌گوید: “رهبران کسانی هستند که کارهای درست را انجام می‌دهند؛ اما مدیران کسانی هستند که کارها را درست انجام می‌دهند.” وظیفه یک رهبر شامل تعریف یک چشم انداز قانع کننده از آینده، ارتباط برقرار کردن با آن چشم انداز و کمک به دیگران برای درک معنای چشم انداز و رسیدن به آن است. از طرف دیگر، وظیفه یک مدیر اطمینان حاصل کردن از این مسئله است که چشم انداز به طور اثربخش و موفقیت آمیزی در حال تحقق است.

البته این دو نقش هم‌پوشانی‌هایی دارند و اگر بخواهید سازمان کاملا اثربخش عمل کند، هر دو نقش باید اعمال وظیفه کنند. با اینحال، تمرکز این مقاله بر مهارت‌ها و مسئولیت‌های مربوط به مدیران است و همینطور ابزارهایی که آنها برای مدیریت تیم در اختیار دارند. در نهایت اهمیتی ندارد که چقدر به دیگران برای تحقق چشم انداز آینده انگیزه می‌دهید، زمانیکه پای عمل به میان می‌رسد باید در مدیریت تیم خود شفافیت کامل داشته باشید.

ضرورت تقسیم وظایف

به منظور مدیریت تیم، اولویت هر مدیر تقسیم وظیفه است. درست است که اگر خودتان فرد با مهارتی باشید، بخش زیادی از کارها را می‌توانید انجام دهید؛ اما اگر حمایت یک تیم را پشت سر خود داشته باشید، بسیار بیشتر از آن می‌توانید جلو بروید: به همین دلیل است که وظایف را باید اثربخش تقسیم کنید!

موفقیت در تقسیم وظایف با تخصیصِ مسئولیت‌ها به افراد شروع می‌شود، بنابراین برای مدیریت تیم، پیش از همه لازم است، نقشها و اهداف تیم تان را برایشان توضیح دهید. بهترین راه برای اینکار تدوین یک منشور تیمی است (team charter) که در آن هدف تیم و چگونگی رسیدن به هدف نشان داده شده باشد. اینکار نه تنها باعث آمادگی تیم برای شروع کار می‌شود، بلکه اگر تیم از مسیر خود خارج شود، می‌توان آن را به سمت هدف اصلی برگرداند.

تنها آن زمان است که می‌توانید درباره‌ی مهارت‌ها، تجربیات و شایستگی‌های اعضای تیم تان فکر کنید و افراد مناسب را برای مسئولیت‌ها انتخاب کنید.

انگیزش اعضای تیم

دو رویکرد انگیزشی متفاوت برای انگیزش کارکنان به نام تئوری X و تئوری Y وجود که به فرضیات اساسی شما درباره افراد تیم تان بستگی دارد – در مقالات آینده به طور مفصل درباره تئوری X  و تئوری Y توضیح خواهم داد. اگر معتقدید که ذاتا فرد تنبلی هستید، در واقع به تئوری X باور دارید؛ اما اگر باور شما اینست که عمده ی افراد مشتاق و علاقه مند کارند، آن وقت به تئوری Y تمایل دارید. اطمینان حاصل کنید که کاملا درک مناسبی از این دو تئوری به دست آورده‌اید. رویکرد این دو تئوری بنیانِ موفقیت شما در انگیزش اعضای تیم را تحت تاثیر قرار می‌دهد.

از هر رویکردی که مناسب دیدید استفاده کنید. تفاوتی نمی‌کند که کدام رویکرد را انتخاب کنید، مهم اینست که به خاطر داشته باشید زمانیکه پای انگیزش به میان می‌آید، افراد مختلف نیازهای مختلفی دارند. برخی افراد خود انگیز هستند، به این معنا که انگیزه های درونی آنها را پیش می‌برد. در حالیکه سایرین، اگر نظارت مدیریتی روی آنها نباشد، عملکرد پایین تر از متوسط نشان می‌دهند. درباره اینکه چطور هر دو دسته از افراد را باید مدیریت کرد، در مقالات آینده بیشتر توضیح خواهم داد.

سوزان کین (Susan Cain) در سخنرانی TED خود بیان می‌کند که در فرهنگ‌هایی که روابط اجتماعی و تعاملاتارزش محسوب می‌شود، درونگرایی مشکل و بعضا خجالت‌آور است. اما او در این سخنرانی تاثیرگذار این باور را بهچالش کشیده و بیان می‌کند که درونگرایان منابع استعدادها و توانمندی‌های بسیاری برای جهان ما هستند، و تنها باید مورد حمایت و تشویق قرار بگیرند. تماشای این سخنرانی پربازدید را به پیشنهاد می‌کنم.

چگونه یک تیم را مدیریت کنیم: مهارت تیم سازی

تیم ها از افرادی تشکیل می‌شوند که توانایی ها و دیدگاه های مختلفی دارند و حتی پست شغلی آنها با هم یکسان نیست. برای بعضی از آنها ممکن است وظایفی که به ایشان محول شده، چالش برانگیز باشد و نیاز به حمایت شما داشته باشند. بعضی از افراد هم ممکن است در وظایفی که به ایشان سپرده‎‌اید کهنه کار باشند و به هرحال به دنبال فرصت‌هایی برای ارتقای مهارت هایشان بگردند. در هر حالت این مسئولیت شماست که تمام افراد را به سمت جلو برانید.

مهارت های شما در این جنبه از مدیریت – مدیریت تیم – موفقیت بلند مدت شما را به عنوان یک مدیر تعیین می‌کند. اگر شما بتوانید باعث پیشرفت اعضای تیم تان در آنچه انجام می‌دهند شوید، به مدیری تبدیل خواهید شد که دیگران آرزوی کار کردن با او را دارند. همینطور می‌توانید همکاری های بیشتر و بهتری با سازمان تان داشته باشید.

اثربخش ترین روش برای ایجاد پیشرفت در اعضای تیم تان اینست که اطمینان حاصل کنید به طور مرتب به آنها بازخور می‌دهید. بسیاری از ما از اینکه بخواهیم بازخور بدهیم مضطرب می‌شویم، مخصوصا زمانیکه لازم باشد بازخور منفی به کسی بدهیم. با اینحال اگر شما دائما بازخور بگیرید و بازخور بدهید، عملکرد تمام افراد بهبود پیدا می‌کند.

ارتباط با اعضای تیم و ارتباط با تیم های دیگر

مهارت های ارتباطی برای موفقیت در تقریبا تمام نقش‌ها ضروری است، اما مشخصا بعضی مهارت‌ها و تکنیک ها هستند که شما به عنوان یک مدیر بیشتر از زمانیکه پست غیر مدیریتی داشتید به آنها نیاز دارید. تمام این مهارت در دو دسته‌ی کلی جای می‌گیرند:

ارتباطات با اعضای تیم و ارتباط با افراد خارج از تیم. در ادامه به هر دسته از مهارت ها نگاهی می‌اندازیم.

در بسیاری از جلسات، مدت زمانی به طوفان فکری اختصاص داده می‌شود. به عنوان مدیر یک تیم، مسئولیت تسهیل این فرآیندها با شماست. بنابراین بر چنین مهارتی باید تسلط پیدا کنید. مهارت مدیریت طوفان فکری، موضوعی بیش از رسیدن به ایده‌های خلاقانه است، چرا که اینکار را اگر به عنوان یکی از اعضای جلسه هم حاضر باشید، می‌توانید انجام دهید. بنابراین باید درباره اجرای اثربخش طوفان فکری بیشتر بخوانید. اطمینان حاصل کنید که از تمام نشانه‌هایی که از انحراف طوفان فکری خبر می‌دهند، آگاهی دارید و از آنها اجتناب کنید. گوش دادن فعال، مهارت مهم دیگری است که مدیران علاوه بر دیگران به آن نیاز دارند. زمانیکه موقعیت آن پیش بیاید ممکن است به نظرتان اینطور باشد که می‌دانید دیگران چه چیزی می‌خواهند بگویند و به همین دلیل گوش دادن اهمیت کمتری برایتان پیدا کند، چرا که بهرحال شما به راه حل آن فکر کرده‌اید.

در دام این موضوع نیافتید. اکثر مدیران خوب، شنوندگانی فعال هستند: اینکار به آنها کمک می‌کند زودتر مشکلات را کشف کنند (ضمن اینکه اینکار ارتباط با آنها را راحتتر می‌کند). از سوتفاهم های پرهزینه پرهیز کنید و بین اعضای تیم اعتماد سازی نمایید.

ارتباط با افراد خارج از تیم

رئیس شما احتمالا مهمترین فردی است که باید با او ارتباط برقرار کنید. برای اینکار زمان بگذارید تا کاملا متوجه شوید که رئیس تان از شما و تیم تان چه می‌خواهد. اگر خودتان دقیقا می‌دانید که او چه می‌خواهد و دوست دارد آن را با چه کیفیتی از شما تحویل بگیرد، راحت‌تر می‌توانید حمایت و تایید او را جلب کنید.

از اینکه از رئیس خود راهنمایی و کمک بخواهید نترسید: معمولا می‌توانید از او چیزهای زیادی یاد بگیرید، اما ممکن است او برای انتقال این دانش به شما زیاد تمایل نداشته باشد. اگر شما به دنبال راهنمایی گرفتن از رئیس تان هستید، اطمینان حاصل کنید که تا آنجا که از دستتان برمی‌آمده در مورد موضوع فکر کرده‌اید. موضوع را تعریف کنید و خلاصه‌ای از تفکر خود و نتایج تلاش هایتان را به او بگویید، سپس بیان کنید که در چه زمینه‌ای کمک می‌خواهید.

نوشته‌های با آنچه می‌خوانید

همچنین به عنوان یک مدیر، بخشی از شغل شما ایجاب می‌کند که مراقب اعضای تیم تان باشید و نگذارید که فشار غیر منطقی به آنها وارد شود. مهارت نه گفتن (قاطعیت بدون پرخاشگری) و مذاکره برد- برد را یاد بگیرید تا بتوانید یا هدف را کمی تغییر دهید، یا از طریق مذاکره منابع بیشتری برای انجام کار به دست آورید.

ما تصور می‌کنیم که برای شاد بودن و رضایت کاری، باید به اهدافی برسیم، اما آیا برعکس این مسئله هم قابل تصور است؟ روانشانس، شان ایکور (Shawn Achor)، در این سخنرانی TED طنزآمیز و پربازدید بیان می‌کند که در واقع رضایتمندی است که محیط کاری را بهرهور می‌کند. اهمیت تماشای این سخنرانی برای شما به عنوان مدیر تیم اینست که باید از رضایتمندی اعضای تیم خود اطمینان حاصل کنید، چرا که اگر آنها خوشحال‌تر باشند، بهتر کار می‌کنند. این سخنرانی بر تغییر ذهنیت ما از کسب رضایت شغلی تاثیرگذار است.

بخش دیگری از کار شما اینست که شیوه‌ی تعامل اعضای تیم تان را با تیم های دیگر مدیریت کنید. از تحلیل ذینفعان (stakeholder analysis)  برای تعریفِ روابط تیم تان با دیگر تیم هایی که لازم است با آنها رابطه داشته باشند، استفاده کنید. سپس با این افراد صحبت کنید تا بفهمید که از شما چه می‌خواهند و چه کاری به عنوان همکاری بین تیمی می‌توانند انجام دهند.

مدیریت موارد انضباطی

هرچند که امیدوارم هرگز مجبور به چنین کاری نباشید، اما در سابقه کاری تمام مدیران زمانی می‌رسد که مجبورند یکی از کارکنان را تنبیه کنند. تنبیه کردن در تیم سازی و مدیریت تیم، تفاوت زیرکانه‌ای با بازخور دادن دارد، چرا که لزوما مربوط به حیطه وظایف کارمند نمی‌شود. مثلا برخورد با حفظ زمانبندی یا اخلاق فردی کارمند، ممکن است نیازمند اتخاذ رویکرد دیگری باشد.

در تیم سازی و مدیریت تیم مواردی که مستقیما در قوانین یا خط مشی شرکت آمده باشد، به راحتی قابل پیگیری و برخورد است. اما درباره سایر وضعیت ها چطور؟ از یک طرف شما نمی‌خواهید شان خودتان را پایین بیاورید. از طرف دیگر نباید کارهایی را که لازم است با آنها برخورد شود، نادیده بگیرید.

این دسته از اصول تجربی را همیشه به خاطر بسپارید. با توجه به این اصول می‌توانید تشخیص دهید که آیا لازم است در شرایط مورد نظر واکنش نشان دهید یا خیر. اگر جواب شما به هر یک از سوالات زیر “بله” بود، آن وقت لازم است زمانی برای پیگیری اختصاص دهید و به طور خصوصی با کارمند خاطی صحبت کنید.

آیا این موضوع بر کیفیت خروجی کار و رابطه کارمند با مشتریان (داخلی یا خارجی) تاثیر می‌گذارد؟ فرض کنید یک طراح گرافیک هر روز صبح دیر به محل کار می‌رسد، با این وجود، هر روز هم دیروقت از محل کار به منزل برمی‌گردد تا کارها را تمام کند. مشتریان گاهی از اینکه نمی‌توانند در ابتدای روز به او دسترسی داشته باشند، به خصوص زمانی که روی پروژه‌های ضروری کار می‌کند خسته می‌شوند.

آیا این موضوع بر انسجام تیم تاثیر منفی می‌گذارد؟ طراحان معمولا تمایل دارند که روی پروژه‌های فردی کار کنند. بنابراین لازم نیست در جلسات متعددی که بین اعضای تیم گرافیک برگزار می‌شود، حضور داشته باشند. این مسئله به انسجام تیم گرافیک ضربه‌ای نمی‌زند. با اینحال دیگران وقت نشناسی او را می‌بینند و در پایبندی به وقت شناسی و زمانبندی کارهای خود دچار کاستی می‌شوند.

آیا این موضوع لزوما از تمایل افراد برای کار کردن با تیم کم می‌کند؟ این طراح از اینکه یکی از اعضای تیم دیر کرده و می‌بایست قبل از اینکه او به دفتر برسد کاری را انجام می‌داده و نتوانسته به مشتریان جوابی قطعی از زمان رسیدن طراح به شرکت بدهد، ناراحت است.

در چنین شرایطی، مدیر تیم طراحی باید با کسی که دیر آمده به صورت خصوصی صحبت کند، چرا که تاخیر او، کار همکارش را تحت تاثیر قرار داده است. آنها توافق می‌کنند که دیر آمدن به محل کار مشکلی ندارد (مسیر طراح طولانی است و همواره در ترافیک گیر می‌افتد) اما او قول می‌دهد که هر روز صبح ساعت ۹٫۳۰ در دفتر حضور داشته باشد تا تعداد تلفن‌هایی که به همکارش زده می‌شود کاهش پیدا کند و همچنین ساعتی قطعی برای ورود او به محل کار باشد. او تا دیر وقت کار می‌کند و بخشی از وظایفی را که همکارش دوست ندارد، در ازای اینکه او مجبور می‌شود تلفن های صبح را به جای طراح پاسخ دهد، به عهده می‌گیرد.

زمانیکه با یک مسئله ی انضباطی مواجه می‌شوید، مدتی را به جمع آوری اطلاعات درباره وضعیت اختصاص دهید. درباره اینکه چه واکنشی باید داشته باشید تصمیم بگیرید و انجامش دهید. موارد انضباطی به ندرت خود به خود حل می‌شوند و معمولا اگر اقدامی نکیند بدتر می‌شوند. اغلب این موارد اگر به درستی مدیریت نشوند، باعث ایجاد احساس انزجار بین اعضای تیم می‌شود.

از این اشتباهات اجتناب کنید

مدیران تازه کار معمولا دچار اشتباهاتی رایج می‌شوند. توجه کنید تا در تیم سازی و مدیریت تیم، در دام این اشتباهات نیافتید.

اشتباهات رایج:

  • اینکه گمان کنید می‌توانید به دانش و مهارت های فنی که از شغلتان، به عنوان یک مدیر دارید اتکا کنید. این نکته اهمیتی ضروری دارد که برای بهبود مهارت های مدیریتی خود و مهارت های شغلی دیگران وقت بگذارید. این مسئله حتی از ارتقا توانمندی های فنی تان نیز مهم تر است!
  • بی‌توجهی نسبت به مشورت مداوم با رئیس تان، با این هدف که بخواهید نشان دهید که به تنهایی می‌توانید از پس انجام کارها بربیایید.
  • مواجه شدن با رئیس تان در حالیکه عمیقا درباره مسئله فکر نکرده‌اید و راهکارهای آن را از جوانب مختلف بررسی نکرده باشید.
  • معذب یا غافلگیر کردن رئیس تان.
  • انجام دادن هر کاری که نیاز به دفاع کردن رئیس تان از شما در مقابل دیگران داشته باشد. این کار ممکن است باعث شود که رئیس تان “وجهه” خود را در مقابل همکاران و مافوقش از دست بدهد و چنین به نظر برسد که بر تیم اش کنترلی ندارد.
  • صحبت نکردن با مشتریان (داخلی یا خارجی) درباره خواسته هایشان از شما و تیم تان.
  • سواستفاده از قدرت – اطمینان حاصل کنید که تمام خواسته های شما از افراد در راستای اهداف سازمان باشد.
  • بسیاری از این نکات به نظر بدیهی می‌آیند با اینحال زمانیکه در کارهای روزمره مدیریتی غرق می‌شوید، مرتکب شدن آنها بسیار ساده است.

جیسون فرید (Jason Fried) در سخنرانی TED پربازدید خود با عنوان “چرا در محیط کار، کار انجام نمی‌شود” تئوری رادیکال خود را در باره کار کردن بیان می‌کند. او معتقد است که دفتر کار محیط مناسبی برای انجام کار نیست. او دو علت را برای این معضل شناسایی کرده و آنها را M&Ms می‌نامد و سپس سه راهکار برای کارآمد شدن محیط کار ارائه می‌کند. تماشای این سخنرانی محبوب را به علاقه مندان در راهبرد تیم سازی و مدیریت تیم پیشنهاد می‌کنم.

جمع بندی

زمانیکه از سمت کارشناسی به پست مدیریت می‌رسید، یا تصمیم می‌گیرید برای خوتان کسب و کار جدیدی راه اندازی کنید، نیاز دارید مجموعه‌ای از مهارت‌های جدید را یاد بگیرید و از ابزارها و تکنیک های جدیدی استفاده کنید. این مجموعه از مهارت ها به شما کمک می‌کنند که از عهده فعالیتهای کلیدی مدیریت – یعنی سازماندهی، انگیزش، بهبود عملکرد کارکنان و ارتباطات – در تیم کاری تان بربیایید.

مهمتر از همه اینست که تقسیم اثربخش وظایف را می‌آموزید. علاوه بر این انگیزش افراد، بهبود عملکرد اعضای تیم، ارتباطات اثربخش با افراد داخل و خارج تیم و مدیریت موارد انضباطی را یاد می‌گیرید.

همچنین می‌توانید از اینکه به دام اشتباهات رایج مدیران تازه کار نمی‌افتید، اطمینان حاصل کنید!

Leave a Comment

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *