مدیریت زمان و برنامه ریزی: آیا هر روز وقت کم می‌آورید؟ اینجا ببینید که کجای کار می‌لنگد
شیما مسائلی
۴ اردیبهشت ۱۳۹۶
شیما مسائلی

شیما مسائلی

نزدیک به ۱٫۵ ساله در بلاگِ مدیر نوشته‌های کارآفرینی و مدیریت منتشر می‌کنم. کتاب ترجمه شده اولم با عنوان "فروشگاهی برای همه چیز: جف بزوس و عصر آمازون" منتشر شده. امیدوارم از خواندن این کتاب لذت ببرید.

آرشیو نوشته‌ها
مدیریت زمان و برنامه ریزی: آیا هر روز وقت کم می‌آورید؟ اینجا ببینید که کجای کار می‌لنگد
مقدمه: شما احتمالا به دلیل کمبود وقت، بابت حداقل یکی از این اشتباهات ضد بهره وری زیر احساس گناه می‌کنید و مدیریت زمان و برنامه ریزی درستی ندارید. اگر هر روز وقت کم می‌آورید، اینجا بینید که کجای کار شما می‌‌لنگد.

مدیریت زمان و برنامه ریزی

همه روزه مردم دنیا در زمان غرق هستند. آنها برای اینکه جلسات دقیقا سر ساعت شروع شوند برنامه ریزی می‌کنند و نهایت تلاش خود را برای تعجیل در اتمام امور به کار می‌گیرند. دید آنها به زمان مانند وجه نقدی است که به شدت نیازمند تخصیص اثربخش است.

درست یا غلط، همه اینا انتظاراتی است که جامعه به ما تحمیل می‌کند و این مسئله که روزها پشت سر هم به پایان میرسند و متوجه می‌شویم که وقت کم می‌آوریم، مسئله کلافه کننده‌ای است. شکایت‌های متداولی مانند  “۲۴ ساعت برای یک روز، واقعا کمه” که گرداگرد اتاق کار می‌چرخند در واقع تمایلی است برای به دست آوردن ساعتهای بهره وریِ کاریِ بیشتر. اما مسئله اینجاست که شما به همان اندازه‌ای وقت دارید که دیگران دارند. در واقع آنچه شما بدان نیاز دارید جا دادن ساعتهای کاری بیشتر در طول روز نیست، بلکه استفاده بهتر از زمان در اختیار شماست. بنابراین مسئله اصلی آموزش مدیریت زمان و برنامه ریزی است.

اگر چنین احساس می‌کنید که همیشه وقت کم می‌آورید، احتمالا دلیلی دارد و احتمالا شما به دلیل حداقل یکی از اشتباهات ضد بهره وری زیر احساس گناه می‌کنید:

۱٫ شما برنامه ریزی مکتوب ندارید

به مضمون قانون پارکینسون توجه کنید: در اصل هر چقدر زمان برای انجام وظیفه‌ای در اختیار ما باشد، تمایل ما بر این است که کل این زمان را به انجام وظیفه مورد نظر بپردازیم. برای مثال، اگر یک ساعت برای تکمیل گزارشی زمان داریم، در حالیکه تکمیل گزارش فقط ۴۵ دقیقه زمان می‌برد؛ یک ساعت تکمیل گزارش را به درازا می‌کشانیم. این مثال، نمونه‌ای است از عدم مدیریت زمان و برنامه ریزی.

در این باره لارا واندرکم (Laura Vanderkam) مختصص در زمینه مدیریت زمان، در سخنرانی TED خود با عنوان “چگونه کنترل زمان آزاد خود را به دست آوریم؟” بیان می‌کند که در هر هفته ۱۶۸ ساعت برای هر کدام از ما وجود دارد. اما چگونه برای کاری که بیشترین اهمیت را دارد وقت پیدا می‌کنیم؟ پژوهش‌های او با هدف پاسخگویی به این سوال که “افراد پر مشغله چگونه وقت خود را به کارهای روزمره تخصیص می‌دهند” نشان می‌دهد که بسیاری از ما برای انجام کارها زمانی بیش از مقداری که واقعا برای انجام آن نیاز است تخصیص می‌دهیم؛ این در حالیست که زمان لازم برای خودمان را کمتر از مقداری که واقع بینانه است، تخمین میزنیم. او در این سخنرانی چند استراتژی‌ برای آزاد کردن وقت بیشتر مطرح می‌کند تا بتوانیم “در زمانی که داریم، زندگی دلخواه‌ مان را بسازیم”.

این مورد فقط یکی از دلایلی است که نشان دهنده اهمیت تنظیم یک برنامه نسبتا سختگیرانه برای خودتان است – البته اگر می‌خواهید به موقع کار انجام دادن را برای خودتان تبدیل به یک عادت کنید و از بهره وریِ حاصل از مدیریت زمان و برنامه ریزی لذت ببرید. هر شب برای روز کاری آینده برنامه‌ای تنظیم کنید که شامل تمام مواردی باشد که می‌خواهید تکمیل شوند. علاوه بر این موارد مدتی را هم به وقفه‌هایی که در کار ممکن است ایجاد شود اختصاص دهید.

۲٫ شما کارها به طور موثر اولویت بندی نمی‌کنید

وقتی می‌بینید زمان کم می‌آورید معمولا کارهایی را انجام نداده‌اید که مهم بوده‌اند. در غیر اینصورت کسی خودش را برای انجام ندادن کارهای کوچک و بی اهمیت ناراحت نمی‌کند. این نکته بدان معناست که شما روز خود را به حد کافی اولویت بندی نکرده‌اید. کارهای خود را به ترتیب اهمیت بنویسید و اول روی کارهای مهمتر متمرکز شوید. اگر اینطور به نظرتان می‌آید که همه کارهایتان بسیار مهم‌اند، لازم است یک قدم به عقب برگردید و کارها را به وظایف بیشتری خرد کنید.

۳٫ زمان از دست شما در می‌رود

چند بار در طول روز برای شما پیش می‌آید که سرتان را بالا بیاورید و با ناباوری بپرسید “کی ظهر شد؟!”. اگر بایت زمان کمی که دارید، تحت فشار هستید، احتمالا این اتفاق زیاد برای شما تکرار می‌شود؛ و به این دلیل است که زمان از دست شما در می‌رود. به منظور مدیریت زمان و برنامه ریزی ، درست مثل توجه به اینکه بودجه‌ی در اختیارتان را چگونه خرج می‌کنید؛ باید به اینکه در طول روز زمانتان را صرف چه کاری می‌کنید توجه داشته داشید. برای این منظور از ساعت و یادآور گوشی همراهتان استفاده کنید.

۴٫ شما تلاش می‌کنید چند کار را همزمان انجام دهید

این مورد ممکن است با ذائقه شما جور نباشد. اگر با کمبود وقت مواجه باشید، روزانه با انبوهی از کارهایی روبه رو هستید که برای تکمیل‌شان مجبورید همزمان چند کار را با هم انجام دهید. اینکار روشی است که زمان را دخیره کرده و استراتژی خوبی هم به نظر می‌رسد، اینطور نیست؟ خیر اینطور نیست! در این باره تحقیقاتی انجام شده است که نشان می‌دهد عملکردهای همزمان و به صورت چند وظیفه‌ای، بهره وری را پایین می‌آورد و از کیفیت کار می‌کاهد. بنابراین انجام دادن همزمان چند کار با هم به مدیریت زمان و برنامه ریزی لطمه می‌زند – اینکار را انجام ندهید.

۵٫ شما به اندازه کافی وظایف را تقسیم نمی‌کنید

شما چندین کارمند در اختیار دارید. به علاوه احتمالا همکاران و هم گروهی‌هایی نیز دارید. اگر واقعا برنامه زمانی تان اجازه انجام کارهای بیشتری را به شما نمی‌دهد باید تعدادی از کارها را به دیگران محول کنید. تقسیم وظایف مهارتی است که اگر می‌خواهید خوشفکری خود را در محیط کار حفظ کنید، باید آن را یاد بگیرید.

نوشته‌های با آنچه می‌خوانید

۶٫ شما ارتباطات موثری برقرار نمی‌کنید

بیشتر زمان شما به علت ارتباطات غیر اثربخش به هدر می‌رود. شاید بیش از حد برای نوشتن متن ایمیل‌هایتان یا مکالمه با همکاران زمان می‌گذارید. شاید بخش مهمی از روز شما به پاسخگویی تماس‌‌های متعدد می‌گذرد یا به این علت که روابط اعضای گروه، سازماندهی نشده است برای شما دوباره کاری‌هایی ایجاد می‌شود. هزاران علت ممکن است وجود داشته باشد، اما ارتباطات مختصر و مفید می‌تواند تقریبا تمام آنها را برطرف کند.

۷٫ شما ابزار مناسب برای انجام وظایف را در اختیار ندارید

ما در عصر تکنولوژی زندگی می‌کنیم. در این میان، شما از چه وسایل، نرم‌ افزارها و پلت فرم‌هایی استفاده می‌کنید؟ درست است که برای تهیه آنها باید مبلغی هزینه کنید، اما به منظور مدیریت زمان و برنامه ریزی ، اگر به دست آوردن زمان بیشتر برای شما بسیار با اهمیت باشد، ارزش این مبادله را دارد. اگر از هیچگونه تکنولوژی پیشرفته‌ای در شغل خود استفاده نمی‌کنید یا اگر آنهایی که در اختیار شما هستند، بیشتر از اینکه مفید باشند آزار دهنده‌اند، زمان آن است که با اندکی جستجو، ابزارهایی تهیه کنید که به شما در انجام وظایف‌تان بیشتر کمک کنند.

هیچکس منکر این مسئله نیست که مدیریت یک کسب و کار وظیفه دشواری است. اما اهمیتی ندارد که لیست وظایف شما چقدر طولانی است یا با چند نفر در طول روز باید سر و کله بزنید؛ همیشه زمان کافی در اختیار شما وجود دارد؛ اگر بدانید که چگونه باید زمان خود را صرف کنید.

با تمرین و ممارست می‌توانید اثربخشی کار خود را حداکثر کنید و به مجرد اینکه بر این امر مسلط شدید احساس “کمبود وقت” به سرعت از بین می‌رود.

پیام بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *